Hay tres aspectos importantes que conviene tener en cuenta a la hora de crear una colección digital. En primer lugar es preciso organizarla. A mayor volumen de contenido, mayor necesidad hay de índices y sistemas potentes de búsqueda, indispensables cuando la colección supera las 3.000 a 5.000 páginas. En segundo lugar, deben prevalecer las necesidades del usuario final. Es preciso identificar los grupos que usarán la colección y establecer un proceso de consulta periódica con ellos. En tercer lugar, el presupuesto disponible determinará qué tanto se puede hacer.

Abundan los ejemplos de excelentes CD-ROM elaborados siguiendo el modelo de una página Web, en la que por medio de hipervínculos se insertan y enlazan entre sí documentos en formato HTML, PDF o Word. El uso de hipervínculos, marcos y grupos estructurados, palabras clave, índices y demás elementos de este tipo hace fácil y atractiva la navegación. Estos sistemas funcionan bien con volúmenes de unos cuantos miles de páginas, pero a partir de 3.000 a 5.000 páginas es importante que la colección esté bien organizada y ofrezca un dispositivo de búsqueda potente. Ahí es donde el programa Greenstone puede resultar de utilidad.

El programa Greenstone crea una biblioteca digital estructurada y provista de un poderoso buscador y un mecanismo de recuperación. Es posible indexar hasta 150,000 páginas en un solo CD-ROM, que además puede funcionar como servidor de Internet. Greenstone es un software de código fuente abierto y por lo tanto puede obtenerse gratuitamente bajo las condiciones estipuladas en la Licencia Pública General de GNU.

En los manuales de consulta que acompañan al programa se explica cómo crear colecciones Greenstone. Básicamente existen tres formas de hacerlo.

• Con la interfaz de bibliotecario
• Con el programa de recopilación, también conocido como Colector
• Crearlas desde la línea de comandos.

El primer método corresponde a la interfaz de bibliotecario descrita la Guía del Usuario de la Biblioteca Digital Greenstone (Capítulo 3, “Creando colecciones Greenstone”). Ésta es una herramienta interactiva para la creación de colecciones que permite reunir grupos de documentos, importar o asignar metadatos e integrarlos a una colección. El segundo método es el subsistema de recopilación descrito en el Capítulo 4 de la Guía del Usuario llamado “Colector”. Se trata de una herramienta que aparece en versiones anteriores y ofrece una alternativa para la creación de colecciones de páginas web u otros documentos, guiándolo a través de una secuencia de páginas Web interactivas que solicitan la información conforme vaya siendo necesaria. No obstante, no proporciona ninguna forma de agregar metadatos a los documentos y, debido a su interfaz Web, no es realmente adecuada para colecciones cuya construcción requiera más de unos cuantos minutos. El tercer método es ejecutar los programas que permiten construir la colección directamente desde la línea de comandos que se encuentra en el Capítulo 1 de la Guía del Programador de la Biblioteca Digital Greenstone. Este método le ofrece una mayor flexibilidad para ejecutar los programas de manera individual y le ahorra los pasos intermedios que quizá fueran deseables para colecciones que requirieran de muchas horas en su construcción. También necesitará leer el Capítulo 2 con el fin de aprovechar todo el poder que le ofrece Greenstone para la creación de colecciones avanzadas.

Existe una cuarta herramienta para crear y editar el material asociado a una colección llamada Organizador. Sin embargo, sus funciones han sido sustituidas por las de la interfaz de bibliotecario mencionada arriba. Este método se describe en el documento titulado Uso del Organizador.

La mejor forma de conocer las características y el funcionamiento de la interfaz de bibliotecario  es crear una pequeña biblioteca de prueba. Si dispone de 15 minutos, por favor siga los pasos que se indican a continuación y así usted obtendrá una mejor comprensión de este programa.

Antes de empezar lo primero que deberá hacer es instalar Greenstone (vea la Guía de Instalación), el cual incluye una colección de muestra en formato DLS y sus archivos fuente. Recuerde, si desea añadir a su colección cualquiera de los 140 documentos de la colección DLS completa (en vez de sólo los 11 de esta colección de muestra) también deberá instalar la DLS como una de las bibliotecas Greenstone de muestra. Las colecciones de muestra y DLS se instalarán en C:\Program Files\gsdl\collect, en los subdirectorios demo y dls respectivamente. Si anteriormente usted ya instaló Greenstone sin la colección DLS y desea instalarla ahora, sólo tiene que insertar nuevamente el CD-ROM Greenstone y añadir la colección. No es necesario desinstalar Greenstone primero.

Le sugerimos que imprima las instrucciones que aparecen a continuación y las siga paso a paso :

1. Para iniciar la interfaz bajo Windows seleccione Biblioteca Digital Greenstone en la sección de Programas del menú de Inicio y elija Interfaz de BibliotecarioSi en vez de Windows usted está usando UNIX escriba:

   cd ~/gsdl
   cd gli
   ./gli.sh

   donde ~/gsdl es el directorio que contiene su sistema Greenstone.

2. Seleccione Nueva en el menú Archivo que se encuentra en la barra horizontal en la parte superior de la ventana. Dele un título, por ejemplo “Mi primera colección” y escriba su dirección de correo electrónico y una breve descripción de la colección. En el menú “Basar esta colección en” elija “colección de muestra Greenstone” o “Subconjunto de la Biblioteca para el Desarrollo” (DLS por sus siglas en inglés). El efecto es el mismo, ya que ambas colecciones tienen la misma estructura.
3. Añada algunos documentos de la colección de muestra (o de la colección DLS si está instalada) a su nueva colección. Para ello haga doble click en la carpeta de Colecciones Greenstone en el cuadro izquierdo y a continuación haga doble click en la colección que prefiera. Los documentos que hay en ella aparecerán en pantalla. Seleccione uno, arrástrelo y colóquelo en el cuadro derecho. Este panel representa la colección que está construyendo. Elija varios documentos y arrástrelos uno por uno o seleccione y arrastre varios de ellos al mismo tiempo de la manera normal.
4. Agregue algunos de sus propios documentos que no estén en la colección de muestra o en la DLS. Cierre la carpeta de Colecciones Greenstone en el cuadro izquierdo y haga doble click en la carpeta Local Filespace (Espacio de archivo local)Vaya a un directorio que contenga algunos documentos (p. ej. pequeños archivos de Word o HTML) y arrastre unos cuantos de ellos al cuadro derecho para incluirlos en su colección.
5. Añada metadatos a los documentos de su colección. Hasta este momento usted ha estado operando en el panel indicado por medio de la pestaña Gather (Reunir) que se encuentra debajo de la barra de menús horizontal en la parte superior de la ventana. Haga click en la pestaña Enrich (Enriquecer) que se encuentra a un lado. Los documentos de su colección aparecerán ahora en el cuadro del lado izquierdo. Haga click en uno y examine los metadatos asociados a él que se muestran en la tabla “Element … Value” (Elemento … Valor) en la parte superior derecha. Use el cuadro que está debajo para cambiar los valores individuales seleccionando el elemento que desee y escogiendo un valor existente de la lista o escribiendo un nuevo valor en el recuadro que se encuentra cerca de la parte inferior. Añada los metadatos Título, Organización y Palabra clave para cada uno de sus documentos que quiera poner en la colección. Después de escribir cada valor usted necesitará hacer click en “Append” (Agregar) para guardar dicho valor.
6. Haga click en la pestaña Create (Crear) para salir del modo Enriquecer y crear su nueva colección. Haga click en el botón Build Collection (Construir la colección) que se encuentra en la parte inferior. Conforme la computadora va construyendo la colección usted recibirá información sobre lo que está haciendo.
7. Una vez que haya terminado haga click en la pestaña Preview (Vista previa) para ver la colección desde el interior de la interfaz de bibliotecario. Revise las listas de títulos de la “a” la “z”, organizaciones y cómo hacer para asegurarse de que sus documentos han sido incluidos en la colección. Asimismo cuando visite su página principal de Greenstone usted encontrará que la colección ha sido instalada como una de las colecciones regulares.