Одна из целей создания программного обеспечения Greenstone состоит в том, чтобы представить возможность различным институтам, организациям, агентствам ООН, неправительственным и некоммерческим организациям, а также правительствам создавать информационные коллекции, которые можно расположить как в Интернете, так и сохранить на CD-ROM.

Ниже описана обычная процедура при создании коллекций:

1. Подбор исходных документов
2. Получение разрешения владельцев авторских прав на использование этих документов.
3. Сканирование и оптическое распознавание символов (ОРС) материальных документов для их преобразования в цифровой формат
4. Преобразование всех документов в единый формат, который можно импортировать в Greenstone (желательно HTML и Microsoft Word, но можно также и в другие форматы) с помощью дополнений к программе "plugin" (смотрите Инструкцию Пользователя).
5. Маркировка глав, параграфов и рисунков в цифровых документах.
6. Организация коллекций в оптимально структурированную цифровую библиотеку.
7. Построение цифровой библиотеки.
8. Запись и распространение коллекций на CD-ROM и/или их публикация в Интернете.

Для того, чтобы создать цифровую коллекцию, все публикации соответственно нужно преобразовать в цифровой формат. Если доступны только твердые копии книг, документов, то их необходимо отсканировать и перевести в форму, считываемую компьютером (ш шаг). Обычно это делается путем проведения оптического распознавания символов, в некоторых случаях - простым перепечатыванием. Этот процесс рассматривается в 2-4 главах.

v. шаг позволяет выбирать отдельные части документа и располагать их в определенном порядке в библиотеке, vi шаг включает в себя присвоение определенных атрибутов документам, таких как указатели названий, ключевые слова и библиографические данные для осуществления запроса и поиска по библиотеке. Эти шаги рассматриваются в пятой главе.

Эта инструкция также обсуждает множество вопросов, касающихся процесса редактирования при создании цифровых коллекций из твердой копии. Перед тем, как продолжить чтение, мы рекомендуем вам ответить на следующие вопросы:

• Какова цель создания вашей коллекции?
• На какую группу людей она ориентирована?
• Насколько она масштабна — локальна, региональна или глобальна?
• Сколько содержит документов?
• Сколько содержит страниц?
• Сколько содержит графических объектов?
• Имеет ли коллекция части, предназначенные для ограниченного круга людей, а другие - для всех пользователей?
• Доступны ли исходные документы в электронном формате?
• Если да, то в каком? (нужно отметить, что PDF-файлы не являются эквивалентами полнотекстового цифрового формата, так как являются лишь копиями страниц)
• Каков статус авторских прав исходных документов?
• Кто владеет авторскими правами?
• Существуют ли другие организации, располагающие продуктом, ориентированным на ту же самую группу людей?
• Желаете ли вы работать вместе с другими группами?
• Каков бюджет, выделенный на этот проект?
• Какие доступны человеческие ресурсы(в человеко-месяцах) для координации, редактирования, сканирования и программирования?
• Сколько доступно компьютеров?
• Сколько CD-ROM вы хотите создать?
• Будут ли они бесплатными или платными?