Chaque installation de Greenstone comprend un outil d'«administration», auquel on accède en cliquant sur le lien approprié de la page d'accueil.

La première page, présentée figure <imgref figure_greenstone_administration_facility>, donne des informations sur chacune des collections proposées par le système. Remarquez qu'il est possible que certaines collections «privées» n'apparaissant pas sur la page d'accueil de Greenstone soient listées ici:toutesles collections sont ici présentes. Chaque collection est accompagnée de son nom court, de son nom complet, du fait qu'elle est ou non publique, et du fait qu'elle est ou non en fonctionnement. Cliquer sur l'abréviation (abbrev.) d'une collection (la première colonne de liens dans la figure <imgref figure_greenstone_administration_facility>) fournira des informations sur cette collection, informations synthétisées à partir du fichier de configuration de cette collection ainsi qu'à partir d'autres structures internes créées pour elle. Si la collection est publique et en cours de fonctionnement, cliquer sur le nom complet de la collection (le deuxième lien) vous emménera sur la collection à proprement parler.

Une collection appelée wohiex, pour women's history excerpt, est visible près du bas de la figure <imgref figure_greenstone_administration_facility>. Figure <imgref figure_information_about_the_womens_history_excerpt_collection> montre l'information qui est affichée quand on appuie sur ce lien. Quand on choisit une collection, la première section donne des informations sur le fichier de configuration et sur la taille de la collection (dans le cas présent, elle comprend environ 1000 documents, un million de mots, et plus de 6 méga-octets de données). Les sections suivantes contiennent des informations internes relatives au protocole de communication utilisé pour accéder aux collections. Par exemple, les options de filtre pour «QueryFilter» montrent les options et les valeurs possibles qu'on peut utiliser lors de l'interrogation de la collection par requêtes.

L'outil d'administration présente également des informations de configuration relatives à l'installation et permet de modifier cette dernière. Il facilite l'examen du journal d'erreurs (qui enregistre les erreurs internes) et du journal utilisateur (qui consigne l'utilisation de la collection). Il permet à un ou plusieurs utilisateurs spécifiés d'en autoriser d'autres à construire des collections et à ajouter du contenu à des collections existantes. On accède à toutes ces fonctionnalités de manière interactive à partir d'éléments du menu situé à gauche sur la figure <imgref figure_greenstone_administration_facility>.

<imgcaption figure_greenstone_administration_facility|%!– id:586 –%Outil d'administration de Greenstone ></imgcaption>

<imgcaption figure_information_about_the_womens_history_excerpt_collection|%!– id:587 –%Informations relatives à une collection particulière ></imgcaption>

Deux fichiers de configuration contrôlent le fonctionnement de Greenstone: le fichier de configuration de site gsdlsite.cfg et le fichier de configuration principal main.cfg.

Le fichier gsdlsite.cfg sert à configurer Greenstone pour le site particulier sur lequel il est installé. Il est conçu pour enregistrer les options de configuration propres à un site donné, comme par exemple le nom du répertoire abritant le logiciel, l'adresse HTTP du système Greenstone, et si l'option «Fast-CGI» est utilisée ou non. Les entrées de ce fichier sont décrites dans le Guide d'installation de la bibliothèque numérique Greenstone

Le fichier main.cfg contient des informations communes à l'interface et à toutes les collections servies sur un site Greenstone. Il comprend l'adresse électronique du mainteneur du système, le fait que les pages d'état et de Collector sont activées ou non, le fait qu'on conserve ou non des journaux de l'activité utilisateur, et si l'on utilise ou non des «cookies» web pour identifier les utilisateurs.

On peut examiner trois types de journaux: journaux d'utilisation, d'erreur, et d'initialisation. Les deux derniers types de journaux ne présenteront réellement d'intérêt qu'aux yeux des mainteneurs du logiciel.

Le logiciel Greenstone peut consigner toute l'activité utilisateur, c'est-à-dire toutes les pages visitées par chaque utilisateur, bien qu'aucune information nominative ne soit stockée dans les journaux. On active la journalisation (qui est désactivée par défaut) en incluant les lignes suivantes:

logcgiargs true usecookies true

dans le fichier de configuration principal du système. Ces deux options ayant par défaut la valeur fausse false, aucune journalisation n'a lieu tant qu'elles ne reçoivent pas la valeur vraie true. C'est la ligne logcgiargs qui a pour effet d'activer ou de désactiver la journalisation. En activant usecookies, on affecte à chaque utilisateur un code d'identification unique, ce qui permet de suivre dans le journal les interactions de chaque utilisateur.

Chaque ligne du journal utilisateur représente une page visitée – même les pages générées pour la consultation des journaux sont ainsi consignées! Elle comprend (a) l'adresse IP de l'ordinateur de l'utilisateur, (b) une estampille temporelle entre crochets, © les arguments CGI entre parenthèses, et (d) le nom du navigateur de l'utilisateur (sachant que le navigateur de Netscape s'appelle «Mozilla»). Voici un exemple d'une telle ligne, échantillon ventilé et annoté pour en faciliter la lecture:

/fast-cgi-bin/niupepalibrary (a) its-www1.massey.ac.nz (b) [Thu Dec 07 23:47:00 NZDT 2000] (c) (a=p, b=0, bcp=, beu=, c=niupepa, cc=, ccp=0, ccs=0, cl=, cm=, cq2=, d=, e=, er=, f=0, fc=1, gc=0, gg=text, gt=0, h=, h2=, hl=1, hp=, il=l, j=, j2=, k=1, ky=, l=en, m=50, n=, n2=, o=20, p=home, pw=, q=, q2=, r=1, s=0, sp=frameset, t=1, ua=, uan=, ug=, uma=listusers, umc=, umnpw1=, umnpw2=, umpw=, umug=, umun=, umus=, un=, us=invalid, v=0, w=w, x=0, z=130.123.128.4-950647871) (d) "Mozilla/4.08 [en] (Win95; I ;Nav)" 

Le dernier argument CGI, «z», est un code d'identification ou «cookie» engendré par le navigateur de l'utilisateur: il comprend le numéro IP suivi d'une estampille temporelle portant la date de la première visite de cet utilisateur à la bibliothèque numérique.

Le journal usage.txt est placé dans le répertoire etc de la structure de fichiers de Greenstone (voir à ce sujet le Guide du développeur de la bibliothèque numérique Greenstone). Lorsque la journalisation est activée, chaque action de chaque utilisateur est consignée. Cependant, seules les 100 dernières entrées du journal sont affichées par le lien Journal de l'utilisation visible figure <imgref figure_greenstone_administration_facility>.

Greenstone incorpore un système d'authentification qu'on peut utiliser pour contrôler l'accès à certaines fonctionnalités. Pour le moment, il ne sert qu'à restreindre l'accès au Collector et à certaines fonctions d'administration. Si pour une collection particulière il s'avérait nécessaire d'authentifier les utilisateurs avant de leur renvoyer des informations, cela serait également possible. On pourrait par exemple protéger individuellement des documents de telle sorte que seuls des utilisateurs enregistrés puissent y accéder en tapant un mot de passe. Cependant, aucune collection n'utilise cette possibilité actuellement. L'authentification se fait en requérant un nom d'utilisateur et un mot de passe, comme illustré figure <imgref figure_using_the_collector_to_build_a_new_collection_6>.

La page d'administration permet de lister les utilisateurs, d'en ajouter de nouveaux, et d'en effacer d'anciens. Évidemment, ce pouvoir est lui aussi protégé: seuls les utilisateurs disposant de privilèges d'administration peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs. Il est également possible à chaque utilisateur d'appartenir à différents «groupes». Actuellement, il n'existe que deux groupes, qui sont «administrator» (administrateur) et «colbuilder» (constructeur de collection). Les membres du premier groupe peuvent ajouter et effacer des utilisateurs, et modifier leurs groupes. Les membres du second peuvent accéder aux fonctionnalités décrites plus haut pour construire de nouvelles collections et modifier (ou effacer) des collections existantes.

Lors de l'installation de Greenstone, il existe un utilisateur, appelé admin, qui appartient aux deux groupes. Son mot de passe est mis en place pendant le processus d'installation. Cet utilisateur peut créer de nouveaux identifiants et mots de passe associés pour des utilisateurs qui n'appartiendraient qu'au groupe colbuilder, ce qui est la méthode conseillée pour donner à d'autres utilisateurs la possibilité de construire des collections. Les informations utilisateur sont stockées dans deux bases de données placées dans la structure de fichiers de Greenstone (voir à ce sujet le Guide du développeur de la bibliothèque numérique Greenstone).

Les liens situés sous l'en-tête Informations techniques fournissent davantage d'informations sur l'installation. Le lien Général donne accès aux informations techniques, y compris les répertoires de stockage. L'élément de menu Protocoles donne, pour chaque type de protocole, des informations sur les collections accessibles par ce protocole.

Enfin, le code de l'interface utilisateur (appelé le «réceptionniste») utilise desactionspour communiquer les souhaits de l'utilisateur au système. Ces actions correspondent à l'argument CGI libellé «a». Si par exemplea=status, le réceptionniste invoque l'action status, qui affiche la page d'états. Un élément de menu donne accès aux listes de toutes les actions proposées par le système, et un autre mène aux arguments acceptés par ces actions.