L'un des objectifs du logiciel de bibliothèque numérique Greenstone est de permettre à des entités telles que des universités, des agences des Nations Unies, des organisations non gouvernementales, des associations à but non lucratif, ou des gouvernements, de créer des collections variées d'informations qui pourront être diffusées en ligne ou sur cédérom.

Les étapes à suivre seront typiquement:

1. Sélection des documents à inclure
2. S'assurer des atorisations d'utilisation de ces documents (droits d'auteurs et copyrights) dans la bibliothèque numérique
3. Numérisation et ROC des documents papier non disponibles sous forme numérique de manière à disposer d'un format numérique parfait
4. Conversion de tous les documents dans un format (comprenant texte et images) qu'il est possible d'importer dans Greenstone (de préférence HTML ou Microsoft Word, mais d'autres formats sont également possibles, et traités plus ou moins précisément par un «greffon» (plugin) qui leur est propre (voir à ce sujet le Guide de l'utilisateur de la bibliothèque numérique Greenstone))
5. Étiquetage des chapitres, paragraphes et images des documents numériques
6. Organisation de la collection sous forme d'une bibliothèque numérique structurée de manière optimale
7. Construction de la bibliothèque numérique à l'aide du logiciel Greenstone
8. Pressage et distribution de la collection sur cédérom et/ou distribution sur l'Internet

Pour créer une collection numérique, les publications doivent être disponibles dans un format numérique. Si des livres, revues ou d'autres documents ne sont disponibles que sous forme de papier, il faudra les numériser et les traiter sous un format lisible par ordinateur (étape iii). Généralement on procède par reconnaissance optique de caractères (ROC, ou OCR), mais parfois on saisit les documents à nouveau, au clavier. Ce processus est décrit dans les sections 2à 4du présent manuel.

L'étape v active les différentes portions d'un document qui pourront être sélectionnées indépendamment et affichées par les lecteurs dans la bibliothèque résultante, alors que l'étape vi correspond à l'affectation d'attributs à des documents tels que les catégories de thèmes, de mots-clefs, et les données bibliographiques, utilisées pour le classement et la recherche dans la bibliothèque. Ces étapes sont traitées au chapitre 5de ce manuel.

Ce manuel présente les nombreux problèmes qui se posent lors du processus d'édition et de création d'une collection à partir de documents papier. Avant de poursuivre la lecture, posez-vous les questions suivantes:

• Quel but poursuit la collection?
• Quel public est ciblé?
• Quelle couverture géographique – locale, régionale, mondiale?
• Combien de documents seront rendus disponibles?
• Combien de pages?
• Quelle quantité de contenus graphiques?
• Le contenu se divise-t-il en portions que seul un public limité consultera et en portions à disséminer plus largement?
• Les documents sont-ils déjà disponibles sous forme électronique?
• Si tel est le cas, sous quels formats? (remarquez au passage que des fichiers au format PDF ne sont pas toujours équivalents à leur contenu textuel sous forme numérique, puisqu'ils ne contiennent souvent que des images, une par page)
• Quels sont les droits qui s'appliquent aux documents?
• Qui possède des droits?
• Existe-t-il d'autres organisations ciblant le même public?
• Souhaitez-vous collaborer avec d'autres groupes?
• Quel est le budget global du projet?
• De quelles ressources humaines (en hommes-mois) disposez-vous pour la coordination, l'édition, la numérisation et la programmation?
• De combien d'ordinateurs disposez-vous pour ce projet?
• Combien de cédéroms souhaitez-vous distribuer?
• Seront-ils gratuits ou payants?