Quand on décide de créer une collection, il faut garder à l'esprit trois aspects importants. D'abord, il faut organiser la collection. Plus dense et complet sera le contenu, plus le besoin d'indexation et de systèmes de recherche puissants se fera sentir. De tels outils sont indispensables pour des collections de 3000 à 5000 pages ou plus. Ensuite, il faut donner la priorité aux besoins des utilisateurs finals. Identifiez le public ciblé par la collection, et consultez-le régulièrement. Enfin, le budget disponible tranchera tous les choix en matière de développement ou raffinement.

On trouve de nombreux exemples d'excellents cédéroms créés sur le modèle de la page web. Les documents HTML, PDF ou Word peuvent être ajoutés et reliés au reste de la collection grâce à des liens hypertexte. La navigation est simple et attrayante grâce aux liens hypertexte, aux cadres, aux mots-clefs, aux index, etc. De tels systèmes peuvent convenir pour des volumes de quelques milliers de pages, mais à partir de 3000 ou 5000 pages ils atteindront leurs limites et il deviendra important de disposer d'une collection bien structurée et de fonctionnalités de recherche puissantes. C'est là que Greenstone peut rendre service.

Le logiciel de bibliothèque numérique Greenstone crée une bibliothèque numérique structurée disposant d'un moteur de recherche très puissant. On peut indexer jusqu'à 150 000 pages sur un simple cédérom, et chaque cédérom peut se transformer en serveur web. Greenstone est un logiciel libre, disponible selon les termes de la licence publique générale de GNU.

Les manuels fournis décrivent la manière de confectionner des collections Greenstone. Il y a essentiellement trois façons de créer des collections.

• Le "Librarian Interface" (l'Interface Bibliothécaire)
• Le "Collector" (Le collectionneur)
• La création à partir de la ligne de commande.

La première est le "Librarian Interface" (l'Interface Bibliothécaire) décrit dans le "Guide de l'utilisateur de la bibliothèque numérique Greenstone" (Chapitre 3, "Réaliser des collections Greenstone"). C'est un outil interactif fonctionnel dans la création des collections. Avec lui, on peut collecter des groupes de documents, importer ou assigner des méta-données, et confectionner une collection Greenstone. La deuxième méthode est le sous-système "collectionneur", décrit au chapitre 4 du guide de l'utilisateur. C'est un outil plus ancien qui fournit une manière alternative de créer des collections de pages Web et autres documents. Il vous guide à travers une séquence de pages Web conventionnelles qui exigent l'information requise. Il ne fournit cependant aucun moyen d'ajouter une métadata aux documents et, parce que c'est une interface Web, il n'est vraiment pas adapté aux collections qui prennent plus que quelques minutes pour être créées. La troisième méthode consiste à exécuter directement, à partir de la ligne de commande, les programmes de création de collections; elle figure dans le "Guide du développeur de la collection Greenstone" (Chapitre 1). Elle offre plus de flexibilité dans l'exécution individuelle des programmes et dans la sauvegarde des résultats intermédiaires, hautement souhaitable pour les collections qui prennent des heures à être créées. La lecture du chapitre 2 du Developer's Guide s'avère aussi nécessaire pour exploiter de façon optimale la puissance de Greenstone dans la confection des collections de pointe.

Une quatrième méthode de création et d'édition du matériel associé à la collection existe; c'est un programme appelé "The Collection Organizer" (Organisateur de la Collection). Cependant, sa fonctionnalité a été dépassée par le "Librarian Interface" (l'Interface Bibliothécaire) mentionné ci-dessus. Ce document est décrit comme un leg sous le titre "Using the Organizer" (Utiliser l'organisateur).

La meilleure façon d'appréhender et de sentir l'Interface Bibliothécaire est en fait de créer une bibliothèque par un petit test. Si vous disposez de 15 minutes on vous conseille de suivre ces étapes pour une meilleure compréhension de ces programmes.

Avant tout, vous installez Greenstone (Voir Le Guide d'installation de Greenstone) "The Greenstone intaller's Guide" qui comprend la collection de démonstration "Demo Collection" dans un format DLS et ses fichiers sources. Noter que si vous souhaitez ajouter à la collection l'un quelconque des 140 documents de la collection DLS (au lieu seulement des 11 de la collection Demo de Greenstone), vous devez installer DLS comme un des modèles des bibliothèques Greenstone. Dans CProgram Filesgsdlcollect, comme d'ailleurs Demo, dans les sous-repertoires respectifs DLS et Demo. Si Greenstone avait déjà été installé sans la collection DLS et que vous souhaitez installer celle-ci, vous devez réinsérer le Cd-rom de Greenstone et procéder à l'ajout de DLS. La désinstallation de Greenstone n'est en aucun cas nécessaire.

Nous vous conseillons d'imprimer les instructions ci-dessous et de les suivre pas à pas:

1. Démarrer le "Librarian Interface" (l'Interface Bibliothécaire) sous Windows en sélectionnant Greenstone Digital Library à partir de la section Programmes du menu de Démarrage et en sélectionnant "Librarian interface". Si vous utilisez Unix à la place, il faut taper:

   cd ~/gsdl cd gli ./gli.sh

   où /gsdl est le répertoire contenant votre système Greenstone.

2. Sélectionner "Nouveau" à partir du menu "Fichier" dans la barre de menu horizontale placée en haut de la fenêtre. Lui donner un titre, par exemple "Ma première collection" et mettre votre adresse électronique et une description sommaire de la collection. Dans le menu "Baser cette collection sur", choisir "greenstone demo" (démonstration de greenstone) ou "Developement Library Subset" (le résultat est le même parce que ces deux collections ont la même structure).
3. Ajouter des documents à partir de la collection Demo (ou la collection DLS si elle est installée) à votre nouvelle collection. Pour ce faire, double-cliquer sur le répertoire des Collections Greenstone à gauche du panneau, et double-cliquer sur la collection désirée. Les documents qui s'y trouvent sont affichés en dessous. Sélectionnez-en un, le faire glisser et le déposer dans le panneau de droite ("glisser-coller"). Celle-ci représente la collection en cours de création. Choisir plusieurs documents, les faire glisser un à un à l'intérieur, ou utiliser une sélection multiple de façon standard.
4. Ajouter vos propres documents qui ne sont pas dans la collection Demo ou DLS. Fermer le répertoire des collections Greenstone du panneau de gauche et double-cliquer sur le répertoire "Local filespace". Naviguer vers le répertoire qui contient des documents(c'est à dire de petits fichiers Word et HTML). En faire glisser quelques-uns dans le panneau de droite pour les inclure dans votre collection.
5. Ajouter des méta-données aux documents de votre collection. Jusqu'à présent, l'exécution se déroulait sous le panneau "Gather", indiqué par l'onglet "Gather" en-dessous de la barre de menu horizontale en haut de Windows. Cliquer sur l'onglet "Enrich" qui se trouve à côté. Les documents dans votre collection apparaissent maintenant dans le panneau de gauche : cliquer sur l'un et examiner la méta-donnée qui lui est associée dans la liste "Elément … Valeurs" en haut à droite. Utiliser le panneau en-dessous pour changer les valeurs individuelles en sélectionnant l'élément désiré et, soit choisir une valeur existante sur la liste, ou taper une nouvelle valeur dans la boîte située en bas. Ajouter les meta-données Titre, Organisation et Mot-clé à chacun de vos propres documents figurant sur la collection. Après la saisie de chaque valeur, il est nécessaire de cliquer sur "Ajouter" pour ajouter cette valeur à la méta-donnée.
6. Cliquez l'onglet "Créer" pour quitter le mode "Enrich" et créer votre nouvelle collection. Cliquer sur l'onglet "Créer la Collection" en bas. Pendant que l'ordinateur élabore la collection, vous recevrez en feedback un compte rendu sur ce qui est en cours d'exécution.
7. En fin d'exécution, cliquer sur l'onglet Preview pour visualiser la collection à partir du "Librarian Interface" (l'Interface Bibliothécaire). Vérifier les titres a-z, organisations et comment lister pour vous assurer que vos documents ont été inclus dans la collection. En visitant votre page Web Greenstone, le constat est fait aussi que la collection a été installée parmi les collections de Greenstone.